Kriisiviestintä koronaepidemiassa: 10 neuvoa ja 3 hyvää esimerkkiä

Poikkeustilanne vaatii erityispanostusta varautumisen lisäksi myös viestintään. Epävarmassa tilanteessa sekava viestintä aiheuttaa turhaa lisähämmennystä. Selkeällä, johdonmukaisella ja ajantasaisella viestinnällä voit tarjota mielenrauhaa.

Koronavirus laittoi maailman sekaisin, ja viime päivät olemme saaneet seurata herkeämättä uutisia epidemian leviämisestä ja vaikutuksista. Kun sekä oikeaa että väärää tietoa tulvii joka suunnasta, on vaikea pysyä tilanteen tasalla.

Henkilöstölle ja sidosryhmille on tärkeää kertoa ennen kaikkea, mikä tilanne oikeasti nyt on sekä mistä viimeisimmät tiedot ja ajantasaiset ohjeistukset löytää jatkossa. Asioista on hyvä tiedottaa aktiivisesti, vaikka korona ei bisnekseesi juuri nyt suoraan vaikuttaisikaan. Tieto siitä, että aihe on huomioitu, luo turvallisuuden tunnetta epävarmuuden keskellä. Ehdottoman tärkeää viestintä on tietenkin silloin, kun arkipäivän rutiineihin on tehty muutoksia.

Kokosimme avuksesi listan siitä, mitä koronaviestinnässä kannattaa huomioida. Lisäksi tarjoamme kolme esimerkkiä hyvästä viestinnästä.

1. Viesti ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Suosi lyhyitä virkkeitä, helppoa kieltä ja konkretiaa. Kerro asia niin, että sitä ei voi tulkita väärin. Kertaa perusasioita. Jos haluat ohjata jonkinlaiseen toimintaan, käytä suoria kehotuksia. Ilmaise, keitä toimintaohjeet koskevat tai missä tilanteessa ne pätevät.
   Esimerkiksi: Helsingin kaupunki selittää helppotajuisesti, miten pitää toimia, jos epäilee saaneensa koronatartunnan
2. Viesti ripeästi. Vaikka sinulla olisi vain vähän kerrottavaa, sano mitä voit ja lupaa kertoa lisää myöhemmin. On parempi tarjota mahdollisimman aikaisessa vaiheessa oikeaa tietoa kuin päästää luuloja ja spekulaatioita vellomaan organisaatiossa. Pyri kertomaan, milloin lisätietoja on tarjolla.
3. Viesti kuitenkin rauhallisesti ja ole rauhallinen. Älä hätiköi, vaan mieti, mitä sanot. Jos olet epävarma, varmista vielä tiedot, jotta et itse siirrä eteenpäin kuulopuheita.
4. Hyödynnä eri kanavia. Mieti, mitkä kanavat sopivat viestille parhaiten. Tavoitatko eri kanavien kautta samat vai eri ihmiset? Vaikka yleisö olisi samaakin, viestin toistaminen eri kanavissa tehostaa sen mieleenpainumista. Räätälöi viesti kuitenkin joka kanavaan sopivaan muotoon, esimerkiksi sopivan mittaiseksi.
   Esimerkiksi: Tampereen kaupunki on julkaissut tiedotteen koronaviruksesta myös viittomakielellä
5. Pidä kiinni organisaatiosi tone of voicesta ja arvoista. Viesti tavalla, joka sopii sinulle ja teille. Silloin olet uskottava ja läheinen ja herätät luottamusta.
6. Ota selville, mitä organisaatiossasi pelätään eniten, ja huomioi se. Tarjoa aiheesta faktoja, kerro toimenpiteistä, kumoa turhat murheet ja pienennä huolta mahdollisimman paljon.
7. Ole tavoitettavissa. Kuuntele kysymyksiä ja palautetta. Anna ihmisille kanava viestiä myös sinulle päin, jotta osaat vastata oikeisiin kysymyksiin ja estää paniikin ennen sen syntymistä.
8. Kerro tulevasta rehellisesti. Älä luo kauhukuvia, mutta kerro avoimesti, mitä on odotettavissa ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Ole rauhoittava mutta mutta älä kaunistele.
9. Huomioi tunteet. Kriisitilanteessa tarvitaan faktojen lisäksi myös yhteisöllisyyttä ja vertaistukea, empatiaa ja toivoa. Joskus paras henkilö sitä luomaan on johtaja.
   Esimerkiksi: Pääministeri Sanna Marin päätti Suomen hallituksen tiedotustilaisuuden 16.3.2020 esimerkillisesti vakuuttavaan, rauhalliseen ja toivoa luovaan tsemppauspuheenvuoroon.
10. Pyydä apua. Kriisi- ja poikkeustilanteet laittavat sekä organisaation että sen työntekijät koville. Jos tuntuu, että työt kaatuvat hallitsemattomasti niskaasi, sano se rohkeasti. Jos kollegoidesi kädet ovat yhtä täynnä, apua saa myös ulkopuolelta. Unfairin viestintätiimi on tukenasi tilanteessa kuin tilanteessa.

Lämpimiä ajatuksia arkeesi Unfairin koko tiimiltä! Me tyhjensimme toimiston ja siirryimme etähommiin, mutta työt pyörivät tavalliseen tahtiin siitä huolimatta.

Luotettavaa tietoa koronavirustilanteesta:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos: https://thl.fi/fi/

Euroopan tartuntatautivirasto ECDC: https://www.ecdc.europa.eu/en

Työterveyslaitos: Ohjeistus siivoukseen koronavirustartuntojen ehkäisemiseksi: https://hyvatyo.ttl.fi/koronavirus/ohje-siivoukseen

Työterveyslaitos: Muita ohjeita työpaikoille https://hyvatyo.ttl.fi/koronavirusohjeistus

Ulkoministeriö: Kysymyksiä ja vastauksia matkustamisesta ja koronaviruksesta: https://um.fi/ajankohtaista/artikkeli/-/asset_publisher/iYk2EknIlmNL/content/kysymyksi-c3-a4-ja-vastauksia-matkustamisesta-ja-koronaviruksesta

Suomen Yrittäjät: Kaikki koronasta yrittäjälle (työnantajalle) https://www.yrittajat.fi/yrittajat/kaikki-koronasta-yrittajalle

Elinkeinoelämän keskusliitto: Kymmenen kysymystä koronasta ja työehdoista https://ek.fi/ajankohtaista/uutiset/2020/03/13/kymmenen-kysymysta-koronasta-ja-tyoehdoista/

Tarvitsetko tukea kriisiviestintään? Tilaa organisaatiollesi kriisiviestinnän koulutus tai valmennus, jossa päivitetään sekä viestinnän suunnitelmat että kriisiviestinnän taidot vastaamaan uutta normaalia.