Muijat liinaa

Mihin sinä käytät perjantait? Unfair loi neljän päivän työviikosta liinin 4+1-mallin

Moni toivoo, että ”työnteolle olisi enemmän aikaa”. Ekstratunteja vuorokauteen on vaikea järjestää, mutta työnteon tapojen uudistamisella voi vähentää työpäivien rikkonaisuutta, parantaa työn imua ja vahvistaa henkilöstön jaksamista. Kerromme 10 käytännön muutosta, jotka olemme itse tehneet. Niiden avulla Unfair siirtyy syksyllä tekemään töitä uudenlaisella 4+1-mallilla.

Mihin sinä käytät perjantait? Unfair loi neljän päivän työviikosta liinin 4+1-mallin

Jo ennen koronapandemiaa pohdimme, miten voisimme auttaa meidän ihmisiämme palautumaan paremmin sekä löytämään kalenterista aikaa oppimiselle ja uuden kehittämiselle. Havaintojemme mukaan työntekijät kipuilevat samanlaisten aikatauluihin ja työn keskeytyksiin liittyvien ongelmien kanssa, olipa asiantuntijaorganisaatio millainen tahansa. Etätyöskentely on vain lisännyt erilaisten keskeytysten määrää, työflow’ta on toisinaan vaikea löytää ja päivät tuntuvat raskailta.

Uskomme vahvasti, että kilpailussa pärjäävät vain ne yritykset, jotka uudistuvat jatkuvasti. Uudistuminen tarvitsee sytykkeitä ja aikaa. Siksi haluamme lähteä kokeilemaan uudenlaista toimintatapaa.

Aluksi keskustelimme neljän päivän työviikosta. Mallista saadut tulokset eivät kuitenkaan ole vakuuttaneet: sekä Suomessa että ulkomailla toteutetut kokeilut ovat usein päättyneet lyhyeen, syystä tai toisesta. Eniten meillä pelättiin sitä, että työstä tulisi pelkkää tehokkuusajattelua, koska asiakastyöt on ehdittävä tekemään, ja yhteinen aika jäisi silloin vähiin. Alkuvuonna 2021 yhdessä tehdyn pohdinnan jälkeen päätimme aloittaa elokuussa 4+1-mallin kokeilun. Kokeilussa neljänä päivänä tehdään asiakastyötä, ja perjantait pyhitämme kolmelle teemalle: palautumiselle, uuden oppimiselle ja kehittämiselle.

Jotta pystymme tämän tekemään, teimme keväällä havaintoja tavastamme työskennellä. Pyrimme löytämään asioita, joiden on pakko muuttua, jotta voimme onnistua 4+1-kokeilussa ja saada siitä itsellemme pysyvän toimintamallin. Kesän alussa havaitsimme, että omassa arjessamme emme ole huomanneetkaan, miten monia asioita olemme laittaneet kuntoon. Aloimme koota listaa, ja jaamme alla huomioitamme. Uskomme muidenkin työyhteisöjen hyötyvän näistä ideoista.

Muilta osin kerromme 4+1-mallista ja omista kokemuksistamme lisää syksyllä. Koska Unfair on perustettu markkinointitoimistoksi, jossa asiakkaat ja henkilöstö voivat hyvin, samat kaksi ovat keskiössä myös 4+1:n kehittämisessä!

10 Unfairilla tehtyä käytännön muutosta:

1. Lyhennä ja tehosta palavereja

Pohtikaa kriittisesti, sovitaanko työpaikallanne helposti tunnin palaveri puolen tunnin asioille. Unohdatteko usein, että jopa vartin välitsekkaus saattaa riittää siihen, että kaikki pääsevät tilanteen tasalle? Lisäksi tunnin palaverit kannattaa lyhentää 50 minuuttiin ja puolen tunnin tapaamiset 20­ minuuttiin.

Palaveriajan tehokkaaseen käyttöön on monta keinoa, mutta kaikkiin liittyy hyvä suunnittelu: Kertokaa jo kutsussa, mitkä kaikki asiat palaverissa käsitellään ja miten osallistujat voivat valmistautua. Kutsukaa paikalle vain ne, joita tarvitaan. Jos osaa ihmisistä tarvitaan vain vähäksi aikaa, käykää kaikkia koskevat asiat läpi alussa. Sen jälkeen osa osallistujista voi poistua muihin töihin.

Jos olette korvanneet 30:n ja 60 minuutin palaverit 20:n ja 50 minuutin palavereilla, seuraavaan (etä)palaveritilaan voi halutessaan mennä jo 10 minuuttia etukäteen. Tuon kymmenminuuttisen voi käyttää kuulumistenvaihtoon tai itselle epäselvien palaveriasioiden selvittämiseen. Siten palaveri voidaan käynnistää juuri silloin, kun sen on ilmoitettukin alkavan.

2. Räjäytä palaverikokonaisuus

Tämä saattaa olla raju mutta hyödyllinen toimenpide. Tutkikaa laajoja kokonaisuuksia ja palaverien ajoittumista. Jos palaverit ovat hajallaan ja sattumanvaraisesti pitkin viikkoa, työntekijät todennäköisesti kokevat työpäivät sirpaleisina. Voiko palavereja keskittää tietyille viikonpäiville tai kellonajoille? Jos pelaatte alkuviikolla palaveritetristä, saatatte saada loppuviikoksi palaverittomia päiviä tai ainakin puolikkaita.

Toisaalta on hyvä miettiä, tarvitseeko kaikkien palaverien olla alkuviikolla. Entä, jos suunnittelisitte aina perjantaisin seuraavan viikon valmiiksi?

Lisäksi on tärkeää huolehtia, että kaikki ovat yhdessä koolla edes joskus – viikoittain, kerran kahdessa viikossa tai kuukausittain. Isossa organisaatiossa kutsu voi koskea omaa tiimiä, pienessä koko henkilöstöä.

3. Pidä erilaisia palavereja

Usein palaverien tehtävä on pitää tiimi ajan tasalla. Silloin voidaan puhua esimerkiksi viikko-, tiedotus- tai päätöspalavereista. Niitä varten tehdään tiukka agenda ja jaetaan ennakkomateriaali, jonka avulla valmistaudutaan hyvin. Palaverissa päätetään päätettävät asiat ja mennään eteenpäin.

Toisinaan taas on tarve dialogille. Silloin ei saa olla kiire. Tällaisen palaverin tavoitteena ei välttämättä ole päätöksenteko, vaan keskustelussa halutaan tuoda esiin näkökulmia tulevien päätösten pohjaksi. Tämäkin palaverimuoto kaipaa hyvää valmistautumista osallistujilta.

4. Pidä kiinni sovituista asioista

Huolehtikaa, että palaverit alkavat ajallaan. Keskustelkaa avoimesti myöhästymisistä ja antakaa kaikille lupa olla se kellokalle, joka lopettaa palaverit ajoissa. Yrityksissä ajaudutaan helposti siihen, ettei sovituista aikatauluista pidetä kiinni, ja lopulta tämä rikkoo kaikkien työflow’n.

Yrityksessä kaikkien, erityisesti johdon, on huolehdittava avoimesta keskustelukulttuurista, jossa asioita voi ja pitää tuoda esille. Avoin kulttuuri vaatii töitä ja yhteistä sitoutumista.

5. Erottele lukitut ja liikkuvat kalenterimerkinnät

Palaverit on järjestettävä silloin, kun kaikki tarvittavat henkilöt pääsevät paikalle. Itsekseen hoidettavat työtehtävät voi usein hoitaa liukuvasti, mutta ne on silti hyvä saada kalenteroitua.

Sopikaa yhteinen merkki, josta muut tietävät, mikä osa kalentereista on lukittu ja mikä osa joustaa. Tähän riittää esimerkiksi kalenterimerkinnän eteen kirjoitettava tähtimerkki. Siis näin:

*Tällaisen työn pystyy ehkä siirtämään toiselle kellonlyömälle

6. Lukitse tietty osa kalenterista pysyvästi

Voi olla tehokasta lukita esimerkiksi aamun kaksi ensimmäistä tuntia, olipa syy mikä tahansa. Yksi on aamuvirkku, joka ehtii päivänsä aktiivisimmissa tunneissa hoitaa puolet päivän töistä ja avaa viestintäkanavat vasta sen jälkeen. Toinen on iltavirkku tai huonouninen, joka ei pysty aamupalavereissa tarjoamaan parastaan, vaan keskittyy aamuisin hoitamaan pikkuasiat kerralla pois alta.

7. Nosta pää pinnalle sähköpostitulvassa

Jos koette jatkuvasti huonoa omaatuntoa siitä, että sähköpostilaatikoissa odottaa kymmeniä lukemattomia viestejä, puhukaa tilanteesta avoimesti. Ainakin kiireisimpien voi olla fiksua kirjoittaa automaattinen vastausviesti, jossa kerrotaan, että vastaanottaja ei aina ehdi vastata sähköposteihin. Että hän lukee ne kyllä, mutta jos hänet haluaa tavoittaa nopeasti, on paras tarttua puhelimeen. Voi jopa kertoa, minä kellonaikana tai viikonpäivänä henkilö pystyy parhaiten vastaamaan puhelimeen. Samaa ajattelua voi soveltaa myös puhelimeen ja puhelinvastaajaan.

8. Tutki firman keskeytyksiä

Kirjatkaa esimerkiksi viikon ajan kaikki päivän aikana syntyvät työn keskeytykset yhtenäisen taulukon mukaan. Valitkaa taulukkoon kategoriat, jotka tarjoavat juuri teille hyödyllistä tietoa. Luokittelun perusteena voivat olla vaikkapa keskeytysten syyt ja määrät, tiheys tai ajoittuminen. Analysoikaa viikon päätteeksi, miltä tilanne näyttää sekä millaisia asioita on tarpeen ja mahdollista laittaa kuntoon.

9. Tee ihmiset näkyväksi eri tavoin

Erityisesti etätyöaikaan on tärkeää, että ihmiset eivät jää ruudun taakse, vaan heidät tehdään näkyväksi. Meillä on rohkaistu esimerkiksi soittamaan välillä puhelimella tai pitämään pieniä palavereja kasvokkain. Kehityskeskustelut eli Miten menee? -keskustelut on usein järjestetty kävelylenkin muodossa.

10. Hanki itsellesi ja organisaatiollesi tukea ulkopuolelta

Toisinaan on syytä palkata avuksi ammattilaisia, jotka tarjoavat tukea esimerkiksi itsensä johtamiseen. Samalla he voivat kertoa, mikä teillä toimii tai ei toimi verrattuna muihin samankaltaisiin organisaatioihin. Parasta ulkopuolisessa sparrauksessa on se, että silloin on pakko järjestää aikaa ajattelulle.

 

Pysyhän kuulolla! Kerromme 4+1-mallista tarkemmin blogissa ja somekanavissa pitkin syksyä. Tällä välin voit lukea esimerkiksi, mitä Taru kirjoitti korona-ajan virtuaalijohtajuudesta ja mistä menestyksemme Great Place to Work 2020 -kilpailussa rakentui.