Behind­UNFAIR

Resursointi on vaikeaa, vai onko sittenkään? – Yhdessä kehitetty työkalu tuo rauhaa, hyvinvointia ja toimitusvarmuutta

Jaska Jokusen Ressu-koira on sarjakuvahahmo, joka tunnetaan paitsi mielikuvituksestaan myös inhimillisyydestään. Samaa nimeä kantava Unfairin Ressu-resursointityökalu on meidän mielestämme yhtä mainio. Ressu syntyi tositarpeeseen käytäväkeskustelujen tuoksinassa ja hiottiin yhdessä timantiksi.

Resursointi on vaikeaa, vai onko sittenkään? – Yhdessä kehitetty työkalu tuo rauhaa, hyvinvointia ja toimitusvarmuutta

Resursointi on monessa yrityksessä iso haaste. Ratkaisuksi kokeillaan jos jonkinlaisia työkaluja, jotka usein kaatuvat omaan mahdottomuuteensa. Kun työkalu on turhan hankala käyttää, sitä ei myöskään käytetä, eikä kulmahuoneesta saneltu toimintatapa jalkaudu työpisteille. Millaiseen muotoon resursointi pitää pukea, että siitä on kaikille iloa?

Kun valmista työkalua ei löytynyt, teimme sen itse

Unfairilla uskotaan, että ihmiset ovat oman alansa parhaita asiantuntijoita. Hyvät ideat syntyvät usein kahvipöydässä tai käytäväkeskusteluissa – ja meillä niihin tartutaan.

– Todellista työtilannetta oli aiemmin vaikea hahmottaa. Tiimit kävivät viikoittain työt suullisesti läpi, ja kokeilimme erilaisia listaustapoja nähdäksemme eteenpäin, mutta jotain puuttui. Tieto ei kulkenut kaikkiin suuntiin, aikatauluihin tuli kiireen tuntu, ja osa ihmisistä kuormittui, kertoo creative Rollo Vuorinen.

Ressun ideaa kypsyteltiin pitkään. Työntekijät keskustelivat käytävillä ja kertoivat resursoinnin ongelmista myös Unfairin perustajakaksikolle Johanna Raiskiolle ja Taru Kumpulaiselle. Johanna päätti käynnistää prosessin ratkaisun löytämiseksi. Tässä piilee tärkeä ohjenuora kaikille työnantajille: kuuntele työntekijöitä. Asioiden maton alle lakaisu synnyttää arvottomuuden tunnetta. Sen sijaan asioiden yhdessä kehittäminen synnyttää ratkaisuja, jotka toimivat niin työntekijöille kuin koko yritykselle.

– Tilanteiden juurisyyn löytäminen on kultaakin arvokkaampaa. Olennaista on se, MIKSI on kiire ja miten ne pullonkaulat ratkaistaan. Jaksamisen ja hyvinvoinnin sekä toisaalta myynnin ja toimitusvarmuuden yhteensovittaminen vaatii näköalan kaikkien työpöydälle. Siitä se punainen lanka syttyi, sanoo Taru.

Liinillä menetelmällä maaliin – riittävän kevyt toimintamalli

 Unfairilaiset tutkailivat maksullisia vaihtoehtoja ja muiden yritysten itse kehittämiä resursointityökaluja. Kun täysin sopivaa ei löytynyt, periksi ei annettu, vaan päätimme tehdä työkalun itse. Lopulta syntyi yksinkertainen liikennevalomalli, jossa vihreä valo indikoi vapaata resurssia, keltainen pientä liikkumavaraa ja punainen työpöydän olevan jo täynnä. Työntekijät listaavat Sheets-taulukkoon työtehtävän ja arvion tuntimäärästä vähintään seuraavaksi, mutta mieluiten kahdeksi viikoksi eteenpäin, ja Ressu ynnää tunnit yhteen.

– Yksinkertainen on kaunista. Muotoilin taulukon toiminnoista mahdollisimman simppeleitä, ja pyysin työkaverilta apua laskukaavoihin. Kokeilimme Ressua ensin graafikoiden kanssa ja kehitimme sitä kokemusten perusteella eteenpäin. Lisäsimme esimerkiksi pudotusvalikon, josta voi valita onko työ delegoitavissa tai esimerkiksi siirrettävissä seuraavalle viikolle, kertoo Ressun käytettävyyttä suunnitellut creative Marjukka Halonen.

– Ressu on liinin filosofian taidonnäyte: turha tehdä kymmentä nappulaa, jos kahta käytetään. Paras tulos syntyy yhdessä kehittämällä, testaamalla ja jalostamalla. Ressun avulla Unfair on saavuttanut läpinäkyvyyttä kaikkien tiimien kesken. Tiedämme, mitä projekteja on meneillään, kenen aikaa ne sitovat ja kuinka paljon, Taru sanoo.

Helpompi resursointi säästää satoja työtunteja kuukaudessa

Ressu on paitsi lisännyt työntekijöiden hyvinvointia, myös parantanut toimitusvarmuutta. Tiimin työrauha heijastuu positiivisesti myös asiakkaille. Realistiset deadlinet varmistavat, että jokainen työ ehditään tekemään laadukkaasti, eikä vahingossa tule luvatuksi sellaista, mitä ei juuri nyt ehditä tehdä.

– Ressu toimii kätevänä työlistana itselle, eikä uuden tehtävän lisäämiseen mene kuin minuutti. Ahdistava kiireen tuntu katoaa, Ressu tuo rauhaa. Jos minulla on 30 työtehtävää, näen tuntien summasta todellisen tilanteen ja jaan tehtävät vaikkapa kolmelle viikolle. Tuntiarvio tuo konkretiaa siihen, keneltä voi kysyä apua, jos oma liikennevalo näyttää punaista, Rollo toteaa.

Ressu poiki myös muita muutoksia. Kehityshanke pakotti tarkastelemaan toimintaa isossa kuvassa ja tunnistamaan organisaatioon jääneitä hassuja tapoja, joista aika on ajanut ohi. Muutokset onnistuivat, sillä viimeisimmän GPTW-kyselyn mukaan johto on nyt onnistunut työtehtävien jakamisessa ja koordinoinnissa sataprosenttisesti.

– Aiemmin tiimit pitivät maanantaisin tunnin mittaiset viikkopalaverit peräkkäin, jotta ehtisin kaikkiin mukaan ja saisin kokonaiskuvan. Käytäntö vei kaikkien aikaa ja teki päivästä pirstaleisen. Ressun ansiosta weeklyt typistyivät napakkaan 20 minuuttiin ja ne pidetään yhtä aikaa. Sen jälkeen kokoontuvat team leadit ja hallinto. Näin saamme ajantasaisen tilannekuvan koko firman tasolla yhdessä tunnissa. Säästämme yhteensä kymmeniä työntekijöidemme tunteja viikossa, ajanhallinta tehostuu ja hyvinvointi lisääntyy, iloitsee Taru.

 

Unfair on liini markkinointitoimisto, jonka asiakkaille tarjoilema epäreilu kilpailuetu perustuu ainutlaatuisiin ihmisiin, moderniin yrityskulttuuriin ja liinattuihin prosesseihin. Me unfairilaiset emme kehitä hyvinvointia, vaan hyvinvointi syntyy arvoihin perustuvista arkisista valinnoista ja jatkuvasti kehittyvistä toimintamalleista, jotka sopivat juuri meille.

Unfair on Suomen paras työpaikka pienten työpaikkojen sarjassa ja sijoittui sijalle 11 koko Euroopan laajuisessa kilpailussa vuonna 2022. Great Place to Work -tutkimus auditoi yrityksiä vuosittain yli 60 maassa. Tutkimukseen osallistuminen auttaa meitä kehittymään entistä paremmaksi.

Paljastamme salaisuutemme menestyksemme taustalta viidessä blogitekstissä, jotka julkaisemme peräkkäisinä päivinä. Näissä teksteissä kerromme valinnoistamme ja toimintamalleistamme, jotka ovat lisänneet unfairilaisten hyvinvointia.

Lue lisää tavastamme rakentaa Suomen parasta työpaikkaa.

 

Kirjoittaja

Puhelias viestinnän asiantuntija, joka ei jää sanattomaksi paperillakaan. Pitkä kokemus niin värikkäistä kuin asiapitoisista teksteistä kaikkiin kanaviin – myös englanniksi. Kulkee ilon kautta uusiin seikkailuihin.