Behind­UNFAIR

Pienellä emojilla on suuri merkitys – HR:n ajatuksia etätöistä

Kun organisaatio siirtyy etätyöskentelyyn, ei riitä, että työntekijöitä käsketään pysymään kotona. Esimiesten haasteet ovat aito läsnäolo ja kokonaisuuden ymmärtäminen. Työntekijöiden vastuulla on toimivan työpisteen luominen kotikonttoriin ja kollegoiden tsemppaaminen. Unfairin HR-asiantuntija kertoo, miten näissä onnistutaan.

Pienellä emojilla on suuri merkitys – HR:n ajatuksia etätöistä

Koronaviruksen takia monilla työpaikoilla on siirrytty tekemään etätöitä. Karuimpien ennusteiden mukaan poikkeustilanne jatkuu jopa kuukausia, joten työpaikan käytäntöjä on syytä arvioida ja tarvittaessa muuttaa etätyöskentelyyn sopiviksi. Hankalia työtapoja ei kannata jatkaa odotellen, että paluu työpaikalle koittaa kohta.

Etätyöhön siirtyminen on teoriassa helppoa, koska laitteita, ohjelmia, sovelluksia ja toimintavarmoja nettiyhteyksiä on hyvin saatavilla. Käytännössä yritysten valmius etätyön mahdollistamiseen vaihtelee. Ei riitä, että työntekijöitä kehotetaan jäämään kotiin, vaan yrityksissä on otettava huomioon muun muassa yhteishengen säilyttäminen, työn rajaaminen ja työntekijöiden yksilöllinen tukeminen.

– Ihmisillä on eri lähtökohdat. Jos kaikki muut vaikuttavat osaavan esimerkiksi tietotekniset asiat, saattaa olla vaikea tunnustaa, että itse on pulassa. Tämä voi aiheuttaa yrityksessä tilanteen, jossa osa työntekijöistä etääntyy ja jopa eristäytyy työyhteisöstä, toteaa Unfairin HR-asiantuntija Leena Luoma.

– Esimiesten ja tiiminvetäjien pitää ymmärtää, että johtamisen on nyt oltava erilaista kuin tähän asti. Joku heistä saattaa ajatella, että on helppoa olla kotona, jossa voi keskittyä omiin töihin. Henkilöstöön on kuitenkin pidettävä yhteyttä. Esimiehen on oltava kartalla siitä, miten oma porukka voi.


Esimiehille iso haaste


Yhtälö ei ole helppo, ja esimiehillä on iso työ tilanteen ottamisessa haltuun. Alaiset ovat erilaisia: toiset ovat mielissään siitä, että saavat työskennellä rauhassa kotona, ja toisille tilanne saattaa olla myrkkyä. Etätyöskentelyn takia ongelmat voivat pysyä pitkään piilossa.

– Kokonaisuuden ymmärtäminen on esimiehelle haaste, koska hän ei näe kenenkään kotiin. Koronatilanteessa ei ensimmäisenä mietitä esimerkiksi työntekijöiden selkiä, mutta työnantajan velvollisuuksiin kuuluu huolehtia henkilöstön hyvinvoinnista. Mitä pidempään tilanne kestää, sitä suuremmat vaikutukset kotikonttorin työergonomialla on työntekijöihin.

Muutenkin työskentely etänä on erilaista kuin työpaikalla. Etäpalavereihin osallistuminen on raskaampaa kuin ajatusten jakaminen kasvokkain. Siksi työntekijöille täytyy puhua työn tauotuksesta ja rajaamisesta.

– Taukojen pitäminen helposti unohtuu, kun ei tarvitse liikkua paikasta toiseen. Jos siirtyy heti etäpalaverin päättyessä seuraavaan, ei kannata ihmetellä, minkä takia päässä ei pian liiku mitään, Leena huomauttaa.


Pienilläkin asioilla suuri merkitys


Epävirallinen jutustelu ja yhdessä oleminen ovat tärkeitä työntekijöiden yhteisöllisyyden, toisten ymmärtämisen ja työpaikan viihtyisyyden kannalta. Vapaamuotoiset hetket kasvattavat motivaatiota tehdä töitä yhteisten päämäärien eteen.

Etätöissä jonkun on tuotava esiin, miten tärkeää on kuulla ja nähdä toisia. Jonkun on nähtävä asia merkitykselliseksi ja tehtävä aloitteita esimerkiksi yhteisistä etäkahvihetkistä.

– On hyvä ymmärtää, miten tärkeitä pienetkin asiat ovat kokonaisuudessa. Kun kuka tahansa kirjoittaa kommentin viestintäsovellukseen, muiden kannattaa reagoida siihen. Tämä kertoo, että viestillä on jokin arvo ja merkitys ja että muut ovat ylipäätään huomanneet sen, selittää Leena.

Etätöissä ollessa täytyy viestiä sähköisesti monia asioita, jotka normaalisti sanotaan kasvotusten. Kun työntekijät eivät voi huikata työpäivän päätteeksi heiheitä, he voivat kirjoittaa sen viestillä.

– Tällaisilla käytännöillä kannustetaan toisia irtautumaan työasioista. Kotona työskentelemisen ongelma on, että työt ovat aina läsnä. Jos ihminen miettii, onko hän saanut päivän aikana tarpeeksi asioita tehtyä, häntä auttaa, kun toiset kertovat lopettavansa työnteon, Leena sanoo.


Leenan vinkit etätöitä tekeville


Kyseenalaista omat toimintatapasi. Mieti, mikä kotona toimii, äläkä yritä toimia kaikessa samalla tavalla kuin työpaikalla. Työpäiviin kannattaa luoda rutiineja, mutta niiden ei tarvitse olla samoja kuin työpaikalla ollessa. Esimerkiksi taukojen pitäminen saattaa jäädä väliin elleivät ne kuulu vahvasti päivärytmiin.

Kiinnitä huomiota työpisteen viihtyvyyteen – niinhän teet työpaikallakin. Viihtyvyyttä voi luoda ainakin siisteydellä, mukavilla kuvilla ja kasveilla. Lisäksi työskentelylle kannattaa olla tietty piste, jotta työn voi rajata siihen ja työllä sekä vapaa-ajalla on selvä ero.

Huolehdi hyvästä ergonomiasta. Jos mahdollista, hae työpaikalta työtuoli sekä tietokoneen näyttö ja muut työvälineet kotiin. Vaihtele työskentelyasentoa usein. Jaloittele, venyttele, kyykkää, istu tai makaa vaikka välillä lattialla – työkaverisi eivät nyt ole näkemässä.

Älä jää yksin. Kun osallistutte etäpalaveriin, laittakaa kamerat päälle, jotta näette toisenne. Sopikaa, että tiettyyn kellonaikaan ei ole palavereja, jotta voitte pitää yhteisen etäkahvitauon. Mieti jokin oman työpaikkasi kulttuuriin sopiva idea ja ehdota uutta käytäntöä. Haasta esimerkiksi kaikki jakamaan kuvia jostakin aiheesta tai ulkoilemaan vartiksi aamuisin tai iltapäivisin.

Hyödynnä etätyöskentelyn hyvät puolet. Vain harvat voivat normaalisti nukkua päiväunet työpaikalla, mutta kotona vartin lepo voi olla hyvä käytäntö. Itselle sopivia tapoja voi nyt mainiosti testata. Jaa parhaat käytäntösi myös muille, sillä niistä saattaa olla heillekin iloa ja hyötyä.

 

Tehdäänkö teille omat vinkit?

Tarvitsetko omalle työpaikallesi räätälöidyt neuvot? Tiivistetään teidän tapanne tehdä etätöitä ja kirjoitetaan vinkit siitä, miten jokainen voi huolehtia omasta hyvinvoinnistaan.  Ota yhteyttä esimerkiksi viestintätiimiimme.

Muista myös, että tarjoamme ilmaisen 30 minuutin konsultaation, jossa pohdimme kanssasi, mitä sinun kannattaa huomioida koronaviestinnässä. Jutellaan ja sparraillaan tärkeimmät viestikärjet ja kanavat yhdessä läpi. Avun pyytäminen ei velvoita sinua mihinkään – ota siis rohkeasti yhteyttä: puh. 040 736 6809/Johanna tai viestinta@unfair.fi.

Kirjoittaja

Utelias viestijä, joka työskentelee mielellään tiimissä. Toimittajataustan vuoksi sekä kysyy että kuuntelee sujuvasti ja kiteyttää sitten olennaisen. Moderni martta on aina jossain menossa.