Behind­UNFAIR

4+1-työviikko luo uudenlaista työarkea

Kerroimme alkusyksystä aloittavamme 4+1-työviikon kokeilun, jossa neljänä päivänä tehdään asiakastyötä ja perjantait pyhitämme kolmelle teemalle: palautumiselle, uuden oppimiselle ja kehittämiselle. Mitä meille kuuluu nyt, kun kokeilua on takana viisi kuukautta?

4+1-työviikko luo uudenlaista työarkea

Kysyimme asiaa henkilöstöltämme ja vastaus on yhdenmukainen: kokeilua pidetään onnistuneena. 4+1-työviikko on vähentänyt stressin tunnetta, edistänyt palautumista ja viikonloppuun laskeutumista. Perjantaisin on opiskeltu, ideoitu uutta, jaettu osaamista tiimin kesken, huolehdittu palautumisesta päiväunien, ulkoilun tai padelin merkeissä sekä kehitetty niin omia kuin asiakkaiden prosesseja. Uudenlainen perjantai on mahdollistanut esimerkiksi osallistumisen verkkokurssille, jonka suorittamiseen olisi muuten ollut vaikea löytää aikaa.

Pöytä puhtaaksi seuraavaan viikkoon

Tavoitteenamme oli raivata asiakastyöt pois perjantailta, mutta edelleen useimmat tekevät asiakastöitä myös perjantaisin. Toisilla perjantait ovat vierähtäneet kokonaan asiakastöiden parissa, osa on tehnyt asiakastyötä muutaman tunnin. Syinä asiakastyön tekemiseen perjantaisin ovat olleet aikataulupaineet tai oma halu tehdä rästihommat pois, jotta maanantaina voi aloittaa työt puhtaalta pöydältä.

Asiakastyötä on tehty perjantaisin myös siitä syystä, että on haluttu soveltaa uutta opittua tietoa asiakkaan projektiin ja perjantain uusi, kiireetön tunnelma on luonut sille oivalliset olosuhteet. Jo tieto siitä, että perjantai mahdollistaa normaalista poikkeavaa työtä, on antanut perjantaille rennon tunnelman, vaikka se lopulta vierähtäisikin asiakastyön merkeissä.

Lukujen valossa perjantain työaika on jakautunut siten, että puolet unfairilaisten perjantain työajasta on vietetty asiakastöiden parissa. Toinen puolikas perjantain työajasta jakaantuu 4+1-teemoihin seuraavasti: 25 % ajasta on käytetty palautumiseen, 15 % kehittämiseen ja 10 % oppimiseen. Erityisesti oppimiseen käytettävää aikaa haluaisimme hilata vielä hieman korkeammalle.

Aina ei tarvitse olla saatavilla

Työviikko maanantaista torstaihin ei ole kokeilun aikana mullistunut. Yrityksen sisäiset tehtävät ja palaverit ovat pitkälti siirtyneet perjantaille. Tämä on vapauttanut enemmän aikaa asiakastyölle maanantaista torstaihin ja erityisesti antanut enemmän aikaa keskittymiseen.

Aiempaa vähäisempi viestitulva perjantaisin on antanut mahdollisuuden keskittyä niihin asioihin, joita on itse päiväänsä valinnut tehtäväksi - oli se sitten oppimista, kehittämistä, palautumista tai asiakastyötä. Rauhoittavaa on työntekijöidemme mielestä ollut myös se, että perjantaisin ei tarvitse olla jatkuvasti saatavilla. Kiireettömät lounaat tiimikavereiden kanssa ovat olleet pitkän etätyöjakson jälkeen antoisia ja merkityksellisiä hetkiä.

Mikä fiilis?

Tunnistimme jo ennen kokeilun alkua, että muutos ei välttämättä ole kivuton. Halusimme pysyä perillä siitä, mikä on työntekijöidemme fiilis kokeilun aikana. Otimme käyttöön LaaSin pulssikyselyn, jolla kysymme viikoittain henkilöstömme tunnelmia yhdellä kysymyksellä. Tämä on ollut mainio tapa seurata työflown kehittymistä kokeilun aikana.

Lisäksi olemme ottaneet käyttöön kuukausittain lähetettävän Miten menee? -kyselyn, jossa kysymme hieman tarkemmin muutamalla kysymyksellä henkilöstön työtilanteesta, vireystilasta, motivaatiosta ja yleisistä tunnelmista. Kyselyyn vastataan nimellä, jotta voimme tarvittaessa sparrailla työntekijän kanssa ja pohtia yhdessä työn sujuvuutta, mahdollisia pullonkauloja tai keskustella murheista.

4+1-työviikko jatkukoon

Koska kyseessä on ollut kokeilu, olemme halunneet mitata tätä kolmella eri mittarilla. Ensimmäinen on asiakastyytyväisyys. Asiakastyytyväisyyden numeerinen mittaus tehdään alkuvuodesta, mutta aktiiviset keskustelut ovat antaneet suuntaviittoja siihen suuntaan, että asiakkaille tämä kokeilu on tuottanut lähinnä hyviä kehittämisaihioita.

Kokeilun alussa jouduimme hetkellisesti ristituleen, kun media halusi klikkiotsikoida tekemisemme nelipäiväiseksi työviikoksi. Tämä aiheutti ihan aiheellisesti huolta osassa asiakkaistamme erityisesti toimitusvarmuuden osalta kiiretilanteissa. Koska avoin keskusteluyhteys on ollut meille aina tärkeää, syntyi keskusteluista asiakkaidemme kanssa hyviä ajatuksia puolin ja toisin.

Toinen mittari on henkilöstön tyytyväisyys. Koko meidän jengi on eri mittareilla antanut syitä, joiden perusteella haluamme jatkaa kokeilua. Yksi massiivisimmista auditoinneista oli tietenkin Great Place to Work® -kilpailun Trust Index, jossa saimme yhden prosenttiyksikön paremman tuloksen kuin viime vuonna. Nyt tulos oli 99 %.

Kolmas mittari on taloudelliset luvut. Viiden kuukauden tekemisellä voimme todeta, että luvut ovat riittävän hyvällä tasolla, joten sekään ei puolla kokeilun päättämistä.

Eräs unfairilainen totesi, että 4+1-työviikko on ikään kuin optio. Aika paljon voi itse päättää miten perjantain käyttää ja jo itsessään tämä optio tuntuu hyvältä. Työelämän muutokseen ei aina tarvita keskustelua työajoista. Rakenteellisella järjestelyllä voimme saada aikaan jo merkittäviä muutoksia. Kokeilu siis jatkukoon.